Todas as empresas planejam seus resultados. Assim como todos os departamentos dentro de uma empresa também fazem o seu planejamento. Entre todos eles, muitos alcançam seus objetivos. Já outros…
Se pensarmos, em especial nas pequenas e médias empresas, por que será que a maioria ainda falha no momento de executar o plano? Porque será que nessa hora, muito do que foi discutido anteriormente fica guardado na gaveta?
Em qual das fases do “planejar, executar, monitorar, avaliar e revisar” é comum que um gestor perca o foco?
O que você vai encontrar neste artigo:
– Por que as pequenas e médias empresas falham na execução do planejamento?
– Os desafios de começar um planejamento financeiro
– Quais são os passos para eliminar o abismo entre o planejamento e a execução do orçamento?
1) Definição das metas: como fazer na prática?
2) Planejamento: como envolver a empresa?
3) Executando o plano em cenários diferentes
4) Acompanhando o orçamento
5) Revisão dos planos: quando fazer?
A prática da execução do orçamento: como não errar
Por que as pequenas e médias empresas falham na execução do planejamento?
O processo de planejamento é simples (na teoria). Mas, a realidade das pequenas empresas é diferente. O empreendedor fica ocupado com outras coisas e um profissional financeiro qualificado custa caro. O resultado é um crescimento tímido no final do ano.
Nas estruturas maiores, em geral, há um processo de planejamento implementado, mas que roda de forma pouco ágil. A revisão também leva muito tempo. Além disso, muitos usam softwares, mas que atuam de forma desconectada.
Para ambas, o resultado, segundo a CEO da Propulsora, é um grande abismo entre a estratégia da empresa e a execução.
Como resolver? Glayce Tatiana Ribeiro trabalha há mais de 7 anos em áreas relacionadas a planejamento, controladoria e finanças e tem muita bagagem para compartilhar. Ela trouxe 5 passos essenciais.
Os desafios de começar um planejamento financeiro
“O primeiro desafio é ‘vender’ a necessidade do planejamento orçamentário dentro da empresa. O segundo é implementar um processo. O terceiro é criar uma cultura orçamentária. Depois, é necessário descentralizar o orçamento. E por fim, é preciso saber simular cenários com agilidade para poder se reinventar a todo momento, principalmente, em épocas de crise”, comenta.
Quais são os passos para eliminar o abismo entre o planejamento e a execução do orçamento?
De acordo com Glayce, as etapas que levam ao desenvolvimento de um bom planejamento financeiro podem ser divididas da seguinte forma:
– Definição das metas;
– Planejamento;
– Execução do plano;
– Monitoramento e avaliação;
– Revisão dos planos (caso necessário).
1) Definição das metas: como fazer na prática?
“O planejamento que tem muitas metas é o famoso ‘pato’. Não faz nada muito bem. É preciso definir o OMTM (a métrica que mais importa)”, comenta.
Afinal, toda empresa quer crescer faturamento, reduzir despesas operacionais, melhorar a margem de contribuição sem sair do ponto de equilíbrio. Mas, um planejamento financeiro empresarial que tenta atender a diversas demandas ao mesmo tempo será pouco efetivo.
Segundo ela, para começar, o primeiro passo, portanto, é definir, de forma clara, um único objetivo.
2) Planejamento: como envolver a empresa?
“O profissional de outras áreas não é obrigado a conhecer a fundo o mundo das finanças. Para fazer o orçamento da empresa, é preciso que o financeiro comunique muito bem qual é a meta primária do negócio”, comenta.
De acordo com Glayce, o que acontece de forma mais comum dentro das empresas é o compartilhamento de um ‘planilhão monstro’, na qual se espera que seja feito um orçamento para o próximo ano.
“O que vemos é que a equipe de outros departamentos se planeja adicionando ‘extras’ ao orçamento para atender ‘hipóteses’ que poderão acontecer no meio do caminho. Para solucionar essa situação, a primeira providência é comunicar devidamente a OMTM (objetivo principal do negócio)”, recomenda.
Além disso, Glayce orienta que o profissional de finanças ofereça uma direção ao gestor de cada área. Assim, ele poderá planejar a partir das estratégias que estão funcionando, e que serão mantidas, e eliminar do plano o que não está.
Para essa reflexão, Glayce recomenda o uso da ferramenta 3C’s, que auxilia no entendimento do que se deve:
- Começar a fazer – o que é novo
- Continuar a fazer – porque gera resultado
- Cessar de fazer – o que não será mais feito
3) Executando o plano em cenários diferentes
“Simular cenários é fundamental. Ninguém acerta de primeira. Não se deve parar na primeira versão do orçamento”, comenta Glayce Ribeiro.
Para ela, é preciso sempre se questionar se não há outra maneira mais fácil, mais simples, mais barata, mais rápida e menos arriscada de chegar na mesma OMTM.
4) Acompanhando o orçamento
“O processo orçamentário exige rotina. É preciso fazer o controle periódico mensal para identificar desvios relevantes para corrigi-los a tempo. Para ajudar, faça uma classificação em 3 grupos: identifique os desvios corriqueiros, os desvios de indexadores e os desvios estratégicos”, observa.
Para compreender esses cenários, ela recomenda o uso de uma ferramenta chamada “FCA – fato / causa/ ação”.
5) Revisão dos planos: quando fazer?
“O acompanhamento do orçamento deve ser mensal. É preciso entender se o plano continua coerente no decorrer do ano. Se não, é preciso revisá-lo”.
Mas, uma dúvida que surge é se o gestor sempre deve fazer esta revisão. “É preciso ter consciência de que os planos servem para guiar as ações. Se o plano perdeu o contato com a realidade, começa a surgir o abismo entre a estratégia e a execução.”
Caso os planos não estejam mais coerentes com o cenário atual da empresa, é hora de fazer uma revisão orçamentária, criar um novo plano para tentar resolver os desvios.
E quando as metas da empresa deixam de fazer sentido se deve fazer um novo planejamento orçamentário. “O fluxo de trabalho pode ser manter a meta e manter o plano; manter a meta, mas revisar o plano; ou revisar a meta e revisar o plano”.
Todas essas estratégias servem para que o gestor da empresa tenha um melhor direcionamento do seu negócio e que saiba que, sempre existirá um caminho, evitando assim, que se crie o “abismo financeiro” nas empresas, por falta de controle e/ou acompanhamento.
Aqui na Propulsora – Gestão Empresarial, nós temos as melhores soluções para sua empresa.
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Glayce Tatiana Ribeiro
CEO – Propulsora Gestão Empresarial